Tener un plan de continuidad de negocios es indispensable para que las empresas actúen rápidamente tras algún problema y logren recuperarse y minimizar las pérdidas.
El concepto de plan de continuidad de negocios nunca había estado tan en boga como actualmente. Las empresas están retomando sus negocios de forma más activa y comenzando a recuperarse tras las consecuencias de la pandemia del coronavirus. Para esto, muchas empresas tuvieron que reformular sus estrategias rápidamente para superar la caída en las ventas y evitar posibles pérdidas.
Este plan sirve, precisamente, para enfrentar momentos como este, en los que es necesario enfrentarse a problemas, interrupciones y obstáculos que, eventualmente, pueden paralizar o dificultar el trabajo de un emprendimiento.
¿Sus socios y sus clientes saben enfrentar estos contratiempos? ¿Tienen un plan de continuidad de negocios proactivo? Lea el siguiente artículo y aprenda cómo funciona. ¡Disfrute su lectura!
¿Qué es un plan de continuidad de negocios proactivo?
El llamado plan de continuidad de negocios proactivo es un conjunto de acciones y estrategias de prevención que son capaces de asegurar el funcionamiento de los principales servicios de una empresa durante momentos de crisis, hasta que la situación se normalice.
Puede haber incontables contratiempos en el día a día corporativo, como fallas en los sistemas, fraudes, desastres naturales, crisis financieras, entre otros. Por lo tanto, para evitar que esas situaciones críticas afecten el progreso de los procesos corporativos, es necesario desarrollar un plan eficiente.
Las empresas deben desarrollar un plan estructurado que garantice la continuidad de los negocios frente a una crisis. Esto es esencial para la supervivencia del emprendimiento, principalmente, porque no siempre se logra prever la llegada de un evento que afectará las operaciones, como en el caso de la reciente crisis instaurada por el coronavirus.
El plan de continuidad de negocios se crea con base en un detallado análisis de los riesgos a los cuales la organización está sujeta, teniendo en cuenta cuáles son los recursos de los que dispone para definir mejores prácticas que se deben implementar en situaciones de fallas técnicas, ciberamenazas y desastres naturales, entre otros.
El contenido del plan variará de empresa a empresa, considerando su sector y necesidades. Sin embargo, es fundamental definir respuestas para algunas cuestiones como:
- • ¿Cuáles son las principales amenazas y riesgos que pueden afectar a sus socios?
- • ¿De qué manera estas amenazas pueden afectar a los negocios?
- • Ante una crisis, ¿cuáles acciones y actitudes se necesitarán para superar el problema y retomar las actividades?
Tras haber realizado todo el análisis, el resultado se debe documentar incluyendo las medidas y normas que los funcionarios deben seguir en momentos críticos, para que sea posible evitar pérdidas mayores para la corporación.
Por medio del plan, las empresas, las cuales dependen cada vez más de sistemas automatizados y herramientas tecnológicas, pueden actuar de manera más práctica para reducir los estragos y recuperar sus sistemas utilizando medidas sencillas.
Cuando la organización no tiene un plan bien estructurado, queda expuesta a grandes problemas como la pérdida de productividad, disminución brusca de los ingresos, aumento descontrolado de los gastos, falta de control sobre las operaciones, mala reputación frente al mercado, entre otros contratiempos.
De este modo, cuando sus socios de TI desarrollan un plan de continuidad de negocios, pueden evitar las posibles consecuencias negativas de los imprevistos que surjan, manteniendo la estabilidad de los negocios.
¿Cómo desarrollar un plan de continuidad de negocios proactivo?
Para crear un plan para sus socios de TI o ayudar a sus clientes en este proceso, es necesario analizar detalladamente las estrategias que se utilizarán, definiendo correctamente cuáles serán las tareas, responsabilidades y métodos de recuperación de datos para que cualquier equipo pueda aprender, reproducir y actualizar los procedimientos.
Si no se sigue una serie de medidas, es imposible mantener el trabajo en marcha de forma segura. Por lo tanto, la preparación es fundamental para crear un plan eficiente. Descubra cuáles son los pasos que las empresas deben seguir:
1 – Involucrar a todas las áreas en el proceso
Para actuar de forma proactiva, es necesario que cada sector de la empresa esté involucrado en las prácticas de seguridad para tomar las medidas preventivas de forma correcta, como guardar datos, hacer backups regulares, utilizar correctamente las herramientas tecnológicas y realizar siempre las actualizaciones necesarias.
Debe haber gerentes responsables de supervisar a todo el equipo y educar a los usuarios para que sea posible garantizar que todos estén comprometidos. Es esencial que todos los trabajadores participen en los procesos y estén siempre buscando mejoras.
2 – Definir un equipo para la gestión de crisis
Es necesario crear un equipo que será responsable de solucionar los problemas y realizar las acciones necesarias para controlar la situación. Este se encargará de medir las pérdidas causadas y de definir cuáles medidas se deberán poner en práctica para recuperar lo perdido.
3 – Realizar análisis de riesgo
Desarrollar un análisis de riesgos es fundamental para el plan de contingencia de TI. Será responsable de medir los posibles impactos negativos causados por fallas humanas u otros errores, además de garantizar que los registros y documentos importantes no se pierdan ni se corrompan.
4 – Clasificar qué es prioridad
Es necesario definir qué datos y procesos deben considerarse prioridades, en caso de situaciones críticas. De esta forma, en caso de que suceda un problema y el plan de continuidad de negocios se ponga en acción, los equipos sabrán identificar qué debe recibir más cuidado.
5 – Definir las estrategias de recuperación
El equipo de gestión debe determinar qué se debe recuperar y cómo se va a realizar la tarea. Para definir las estrategias, es necesario tener en cuenta el análisis sistemático de las funciones de todos los dispositivos, el procedimiento de seguridad, la viabilidad y tiempo utilizado en procesos y las prioridades definidas anteriormente. De esta forma, será posible determinar cuáles serán las estrategias y cómo se deben poner en práctica.
6 – Documentar el plan
Tras definir todas las medidas que componen el plan, es necesario documentarlo y aprobarlo con la gerencia. Debe quedar a disposición de todos los colaboradores y contener toda la información, etapas y procesos para guiar a los funcionarios en la ejecución correcta de sus tareas.
7 – Realizar pruebas
Para garantizar que el plan sea exitoso, se debe analizar y probar, con el fin de asegurar que funcionará en situaciones reales. Además, con base en la verificación, será posible detectar puntos de falla y mejorarlos para que el plan sea aún más eficiente.
Invertir en un plan de continuidad de negocios proactivo significa tener las mejores respuestas para combatir amenazas a la seguridad y un equipo preparado para actuar de forma ágil y efectiva. Por lo tanto, es fundamental que las empresas inviertan en crearlo para evitar que sufran con pérdidas e interrupciones en sus servicios.
