Las empresas están buscando soluciones tecnológicas para evitar traslados a reuniones presenciales.
La comunicación ágil y eficaz es todo para la empresa, independientemente del porte y de la localización de los colaboradores involucrados en el proceso. Hoy, con el escenario económico poco favorable en la mayoría de los mercados latinos, la interacción entre todos necesita ser hecha a un costo más accesible y con calidad.
Para ello, entra en escena la unificación de la comunicación, un procedimiento que aproxima profesionales de diversos sectores de la empresa entre clientes y abastecedores y que ayuda en la reducción de costos en traslados, hospedaje y economía de tiempo.
Para que esa unificación tenga el resultado satisfactorio, es necesario una inversión en equipos tecnológicos, como herramientas de videoconferencia, pantallas de imagen y audio, entre otras posibilidades, dependiendo de la necesidad real de cada empresa. Para tener una idea de la importancia de este tipo de inversión, según una investigación de la FGV, aun sin la seguridad económica, las empresas invirtieron 7.6% de sus cuentas en 2016 en el incremento del sector de TI.
A la hora de la planeación, es necesario un estudio detallado para integrar todos los rubros necesarios para que el proceso no tenga fallas. Al final, las distancias serán acortadas por medio de equipos y las mejores herramientas, y de acuerdo al interés de cada empresa deben ser enlistadas por los especialistas en tecnología.
Es evidente que el rubro de agilidad será fundamental para una buena comunicación así como la economía de tiempo resulte un aumento de productividad.
Soluciones
Hay diversas opciones en el mercado para unificar la comunicación en la empresa. Los tipos más comunes utilizados por las empresas son las videoconferencias, audio conferencias, telefonía IP, redes de voz y datos además de comunicación vía radio.
Existen otras soluciones que tienen la función de conectar y aproximar los colaboradores para la toma de decisiones. El avance tecnológico es tan grande que hoy ya es posible tener equipos de captura de imágenes en Full HD con compresión y descompresión en el emisor y receptor. Estos equipos ofrecen transmisiones con alta calidad, resultando en imágenes y audios que se asemejan a una reunión presencial.
Vale recordar que existen en el mercado centenas de soluciones que pueden ser adaptadas para la realidad de cada empresa. Por ejemplo, dependiendo de cada necesidad, no siempre se utilizan equipos de video, únicamente equipos de voz que resuelven la mayoría de las necesidades. O para imagen que no se necesiten tan nítidas, la inversión es menor en receptores y cámaras. Por ello, lo mejor es verificar las necesidades de servicio y proporcionar todos los detalles para la instalación.
Un ejemplo práctico puede ser la comunicación vía radio, pues ésta es indicada para locales donde el cableado no es lo óptimo. Las demás son usadas en conjunto con la red de telefonía y una vez operando como la IP, junto con el sistema de voz y datos, pueden realizarse llamadas sin costos entre los involucrados. En ambientes con una buena banda ancha es posible hacer videoconferencia con los suficiente de sonido e imágenes.
Beneficios
El economizar traslados, el hospedaje y tiempo son los principales beneficios de la posibilidad de realizar encuentros y reuniones de forma virtual. Por ello, otros factores que entran en esta lista y que fueron señalados por empresarios que utilizan estas tecnologías, son también, la disminución de estrés de los viajes, transito, procesos de aeropuerto y trámites en hoteles, además de la cuestión ambiental: cuantos menos viajes, menos emisión de gases contaminantes.
En grandes centros, empresarios que tengan que huir del tránsito caótico, esas herramientas también son muy utilizadas, economizando horas de trabajo.
Un reportaje de la Revista Exame cuenta la experiencia de la empresa Metalfrio, que en tres meses de tener equipos instalados de videoconferencia, economizó entre 50 y 60 pasajes aéreos, además de los gastos de ejecutivos en los viajes entre sus unidades instaladas en Sao Paulo y Mato Groso del Sur (Brasil). El retorno financiero de tecnología fue en 12 meses.
Fuentes:
http://www.segs.com.br/info-ti/19368-comunicacao-unificada-e-alternativa-para-superar-a-crise.html
http://www.telemikro.com.br/a-comunicacao-unificada-e-o-futuro-das-informacoes-de-negocio.html
http://exame.abril.com.br/negocios/como-a-metalfrio-esta-reduzindo-custos-com-viagens-e-reunioes/
