La gestión de activos en tecnología de la información ITAM es un término que captura cada vez más la atención en TI.
Se refiere a cómo gestionar los activos de TI de forma más eficiente para un negocio.
Patricia Adams, directora de investigación de Gartner, explica que la ITAM depende de “procesos estructurados que automaticen las actividades manuales; luego, con esos datos, las compañías administrarán efectivamente sus activos IT”.
La ITAM sustituye el caos en sus activos en tecnología de la información por una gestión racional en el que se controla cada etapa del ciclo de vida útil de estos activos.
Por eso para Adams el centro de la ITAM es el proceso, la serie de pasos que se toman para optimizar las funciones TI dentro de la compañía.
En el caso de la gestión de los activos TI algunos de estos pasos son particularmente críticos porque se producen de forma automatizada, sin supervisión humana. Por ello toda gestión ITAM requiere una planificación y ejecución cuidadosa.
Ahora veamos en detalle qué es la ITAM, en qué consiste su enfoque y cómo puede ayudar a las empresas.
¿Qué es la gestión de activos de TI?
Explicado de la manera más sencilla el IT Asset Management o ITAM significa administrar centralizadamente los sistemas y activos TI de una compañía para que respondan a las necesidades del negocio más eficientemente.
Por su parte, un activo TI es toda información, sistema o equipo vinculado con la información que posea una compañía y que use para su negocio. Ya su misma definición permite identificar su característica más importante: tiene una vida útil finita.
Una lista de tales activos incluye: software de desarrollo, sistemas operativos, licencias, dispositivos de redes, conmutadores, servidores; e incluso dispositivos para usuarios finales como computadoras de escritorio, impresoras, teléfonos, y cualquier otro dispositivo similar que no pertenezca a los empleados.
También estarían los servidores en la nube, soluciones SaaS, IaaS, PaaS, y otros servicios Cloud, intangibles y soluciones que apoyan la ciberseguridad.
Por supuesto que también están los datos como el principal activo TI.
Gartner explica que el núcleo de la ITAM es concebirla como un proceso cíclico en el que se identifican objetivos y metas a medida que se sigue la vida útil de los activos TI para descartar los obsoletos e integrar los más eficientes.
Aunque una gestión exitosa de activos TI también tienen un componente importante de reutilización de activos; precisamente para ahorrar costes y racionalizar la operación.
¿En qué consiste el enfoque centralizado en ITAM?
Lo primero que exige un enfoque centralizado de administración de activos TI es un inventario de estos activos. La lógica parece obvia: no se puede centralizar y administrar algo cuya extensión, alcance y diversidad no se conoce.
Por eso el primer paso es echar al menos un vistazo rápido a todos los activos TI dentro de la compañía.
Recordemos que la lista puede ser muy amplia e incluye centros de datos, software, hardware, redes, estaciones de trabajo y cualquier otra tecnología aplicada al negocio.
Luego de saber cuáles son los componentes de la arquitectura TI de la compañía el enfoque de la ITAM combina una serie de funciones contractuales, financieras y de inventario para optimizar los gastos y mejorar el proceso estratégico de toma de decisiones en el ambiente IT, fundamentalmente en compras y logística.
Esta tarea descansa sobre aplicaciones ITAM que pueden detectar, capturar y almacenar los activos TI y luego hacer que los datos estén disponibles.
Sin embargo, hay que aclarar que la gestión de activos en TI es mucho más que crear un inventario de activos IT dentro de la compañía. Como ya se indicó, consiste en identificar el ciclo de vida útil de estos activos, preparando su sustitución a tiempo.
Algunas de las mejores prácticas de ITAM
En general podemos identificar las siguientes acciones como las mejores prácticas de ITAM:
• Desarrollar un programa que sustente el proceso de ITAM.
• Gestionar ese programa para que la compañía pueda establecer y aplicar su estrategia de ITAM.
• Definir políticas de ITAM.
• Educar y comunicar todo el proceso de ITAM a la organización.
• Gestión del proyecto de ITAM.
• Administración de la documentación que genera la ITAM.
• Gestión financiera de la ITAM.
• Estar preparado para auditorías legales y de cumplimiento.
• Optimización de la gestión de ventas o desincorporación de activos.
• Optimización de los procesos de compras de activos IT.
• Inventario e identificación de activos TI.
• Gestión de sustitución de activos TI.
¿Cómo la estrategia ITAM puede ayudar a las empresas y las reventas de TI?
El portal de CIO hace una lista de los beneficios de la gestión de activos de TI en la que destaca la reducción de la brecha entre los requerimientos tecnológicos y las necesidades del negocio.
Una vez que una compañía está en capacidad de acceder a sus activos TI, cuando lo necesita, es muy fácil usar esa información para mejorar el desempeño económico.
Al hacerlo las compras o inversiones se racionalizan, los inventarios se mantienen al día, el presupuesto se calcula más fácil y eficientemente, entre otras acciones que suman a la rentabilidad.
Pero además, hay un elemento clave en la operación de un negocio; la obsolescencia tecnológica, algo que IT Asset Management ayuda a solucionar identificando el tiempo de vida útil de los activos TI.
Con esa información sustituir los activos de tecnología de la información se hace justo en el momento necesario evitando pérdidas y aprovechando las nuevas tecnologías cuando aún son disruptivas.
Más aún, este modelo mejora la seguridad en TI, lo que incluye estar preparado para recobrar datos en caso de un desastre del tipo que sea y evitar riesgos de violar disposiciones gubernamentales.
IBM es quien lo resume de forma muy simple: “Uno de los principales beneficios de la ITAM para las empresas es optimizar la creciente complejidad en activos de TI para el control de los costos”.
Gestión de activos en TI - Para concluir
Optimizar la gestión de los activos TI de su compañía hará su negocio más eficiente y le ahorrará costos. Solo por estas razones su compañía debería implementar de la mano de expertos las mejores prácticas de ITAM.
IT Asset Management le permitirá a su organización y reventa de TI seguir la vida útil de sus activos para evitar su obsolescencia, pero además optimizar estos activos a su negocio.
Si aún tiene dudas sobre cómo implementar la ITAN en su compañía, SYNNEX Westcon Comstor puede acompañarle en el proceso de gestión de activos TI.
