Sencillas herramientas tecnológicas pueden transformar un negocio, beneficiando especialmente a las MyPEs en la conquista por mayor productividad.
Hace muchos años, empresas competitivas no usan más controles en papel y plantillas sencillas en computadoras, son raros los documentos que no poseen relación con otros archivos y datos que no conversen entre sí. La TI está permeada en todo el proceso de aumento de la productividad y cerró las puertas a quien no logró trabajar en esa realidad.
Lo que muchas compañías vienen comprobando es que el equipo de TI colabora directamente con la mejora de la productividad de los negocios de diferentes maneras, independientemente de que la empresa cuente con un equipo interno o tercerizado.
El hecho de observar procesos manuales que pueden convertirse automatizados, ya es una ventaja que un especialista en tecnología puede ofrecer, sea programado el rellenado automático de formularios o el archivamiento digital de materiales, entre otras innumerables posibilidades.
Con la reducción de tiempo en el mantenimiento de procesos manuales, surge el recorte de costos operacionales, así como el traslado de recursos y tiempo para acciones más estratégicas, mejorando también la actuación de la empresa.
Sencillas herramientas de TI que transforman a las empresas
Las micro y pequeñas empresas (MyPEs) son la gran mayoría pertenecientes al universo del emprendimiento mundial. Por ejemplo en los EUA, representan el 99.7% de todos los negocios. En Brasil, 99% y en México, 99%. Especialmente en estos países latinos, las MyPEs generan mitad del PIB local. Por eso, son pocos los negocios que disfrutan de la TI para desarrollar sus procesos.
Aunque la empresa sea micro y el propio emprendedor sea quien está al frente de la atención, ejecución de tareas, gestión financiera, compras y controles, todo el trabajo puede ser facilitado con Computación en la Nube, por ejemplo, ofreciendo mayor movilidad para que el propietario ingrese información y atienda a tus clientes de forma más rápida. En este caso, la empresa puede contar con un equipo de TI tercerizado para cuidar de toda la infraestructura de la red.
Otra herramienta que el equipo de TI puede incluir en los procesos de una empresa, para agilizar el día a día de los colaboradores, es la compartición y co-edición de documentos.
Muchas personas todavía envían archivos por correo electrónico, que necesitan ser alterados y aprobados por más de una persona, haciendo surgir diferentes versiones del mismo texto. Cuando el material es almacenado en la Nube, este puede ser editado simultáneamente por las personas autorizadas y al final, resultar en una única versión final. Esa herramienta facilita la comunicación interna, así como la relación con clientes y abastecedores.
La Computación en la Nube, así, ofrece ganancia en la productividad de cualquier negocio, en qué equipos requieren ingresar archivos desde diferentes dispositivos y en cualquier lugar del mundo. Un ejecutivo en el aeropuerto, un vendedor en la calle reponiendo puntos de venta en tiendas o un gerente en reunión en la oficina del cliente puede ingresar materiales internos, almacenados en internet, sin sobrecargar sus dispositivos, haciendo el dowload de los archivos.
El equipo de TI puede también programar una red social corporativa, dependiendo del tamaño de la empresa, para que aumente la integración entre colaboradores de diferentes áreas y puedan adicionar conocimientos o ayudar en proyectos unos de otros.
Además de eso, los equipos de TI pueden desarrollar la infraestructura de la red de tal modo, que determinen cuáles serán los gastos con hardware, software y mantenimientos, definiendo el tamaño del equipo que será necesario para administrar todo el proceso.
Son los especialistas que escogen los mejores programas de administración, de acuerdo con la necesidad de las empresas, encontrar los puntos de sobre posición y otros que están siendo poco utilizados para realizar constantemente un ajuste de las cargas de trabajo.
Si el objetivo es mejorar la productividad de los colaboradores, es esencial una herramienta de administración de RH. Existen muchas posibilidades en el mercado que, por ejemplo, definen la meta general de la empresa y la distribuye por sector. El equipo de TI puede, todavía, instalar o desarrollar un programa que acompañe el desarrollo de cada colaborador, generando metas individuales.
El perfil más buscado por las empresas es el de un profesional capacitado en resolver problemas en redes de computadoras, con conocimiento de hardware y software, actualizado sobre las novedades del mercado y que entienda el core business, metas y necesidades de la empresa en que trabaja.
Así, vemos que tanto las tecnologías, como los propios equipos de TI son una fuerza esencial al interior de la empresa para alcanzar mejor provecho de los recursos y de ese modo, ganar productividad.
