La tercerización se volvió un elemento importante en la reducción de costos y competitividad.
El servicio de Outsourcing de TI significa tercerizar la gestión y el control de los sistemas relacionados a la tecnología de la información. La tendencia de tercerización puede ser explicada por los acontecimientos visibles en el mercado hoy en día.
Con la retracción del mercado y la economía completamente inestable es común que los gestores vayan en busca de soluciones para disminuir sus costos operacionales y optimizar los procesos de producción de la empresa.
Ese servicio de Outsourcing de TI posee muchos puntos positivos, pero tampoco se pueden dejar de cuestionar los puntos negativos. Abajo, algunos de los problemas más comunes de Outsourcing de TI, que merecen y deben ser destacados:
1- Estandarización
Cuando la empresa decide contratar un servicio de Outsourcing de TI, es necesario que los sistemas, prácticas y métodos utilizados por las partes sean alineados desde el inicio. Puede ocurrir que el propio cliente necesite convertir su sistema a un padrón de mercado, o hasta el proveedor mismo puede dar la solución con algunas modificaciones y atender las necesidades del consumidor. Cualquiera que sea la situación, desafío y complejidad, serán afrontados para integrar los sistemas.
2- Seguridad
La seguridad de los datos y de la información puede quedar vulnerable, pues muchos podrán tener acceso a ello. Por ésto es que la información de las empresas se vuelve sensible. Para que no haya problemas, es necesario tener un equipo bien entrenado en cuanto al servicio de esa información, desarrollar una buena relación con el proveedor del servicio y que las cláusulas de confidencialidad estén bien explicadas en los contratos. La cuestión de la seguridad es una de las mayores desventajas del Outsourcing, pues permite que terceros tengan el control de datos e información.
3- Calidad del abastecedor por corte de costo
Las empresas tienen como motivo principal obtener ganancias, y muchas veces, para conseguirlas, es necesario reducir las despensas y esto puede convertirse en una trampa, pues con eso se obtiene la contratación de profesionales no calificados o hasta una sobrecarga de funciones. A corto plazo, esa estrategia mostrará las deficiencias que esas actitudes pueden traer al servicio. Siendo así, es importante seleccionar proveedores que hacen uso de buenas prácticas de mercado en sus operaciones.
4- Alineación
Es fundamental un total entendimiento sobre el negocio por parte del abastecedor, entendiendo sus demandas y expectativas, pues si la comunicación entre abastecedor y cliente no fuese clara, el resultado final difícilmente será el esperado. Antiguamente se creía que tercerizar el área de tecnología significaba liberarse de la responsabilidad con el personal y costos directos. Por ello, en la práctica, no es difícil encontrar situaciones en las cuales el contratante interviene en la operación para resolver cuestiones de índole administrativa y personal para mantener la operación saludable.
5- Conocer las limitaciones del abastecedor
Muchas empresas contratan proveedores de Outsourcing en soporte de TI creyendo que todos sus problemas serán resueltos y que todo será solucionado automáticamente. Por eso, aún contratando un proveedor con una buena referencia y buena reputación, los desafíos continúan. También es muy común que las máquinas y computadoras fallen. Debido a esto, las grandes empresas cuentan con departamentos de TI internos ágiles y previsores para solucionar las limitaciones que ocurran.
6- Comunicación
Es importante que los abastecedores tengan la capacidad de comunicarse de una forma técnica pero clara, siendo didácticos al explicar problemas y sus soluciones. Un gran problema es cuando los abastecedores no poseen una visión estratégica a largo plazo y desconocen los objetivos de los negocios. Con eso, hay un aumento en el costo y un gasto mucho mayor de tiempo para concluir los objetivos y eso puede desestimular al equipo. Es necesario poder contar con proveedores que consigan expresarse en términos claros y que sean capaces de darse a entender.
7- Discreción en la información
Confiar todos los datos y documentaciones a los servidores tercerizados puede ser un gran problema. En caso de ser necesario se debe cambiar el servidor por uno nuevo. La empresa necesita cerciorarse de realizar un contrato de discreción de la información para evitar pérdida de datos.
8- Alineación de estrategia
Para que los problemas sean minimizados, es necesario que haya una buena comunicación entre el abastecedor y el cliente, con ello se consigue que las expectativas sean comunicadas claramente y se minimicen las fallas. Además de eso, sin una comunicación adecuada, los planes estratégicos no pueden ser incluidos en la planeación futura para inversiones en tecnología, y, con ello, la parte comercial de la empresa sufriría.
No hay dudas que el Outsourcing de soporte de TI es bueno y trae muchos beneficios, pero es necesario que el área de negocios observe detenidamente las limitaciones arriba mencionadas, con mucha paciencia y un buen criterio de análisis, colocando en la balanza los pros y contras. Eso, debido a que la elección del abastecedor adecuado con experiencia de mercado y un contrato bien elaborado, tiende a minimizar posibles riesgos operacionales.
A lo largo de los años, es necesario hacer comparaciones con otros proveedores y hasta una auditoria, para saber si todo está dentro de lo esperado, comprobar que el dinero invertido está dando el resultado prometido. Una vez implementada la validación del desempeño de los servicios ofrecidos por el proveedor, esta deberá ser siempre monitoreada. La calidad del Outsourcing de soporte de TI tendrá que ser constantemente validada y, siempre que fuese necesario, cuestionada.
Fuentes:
http://forums.techsoup.org/cs/community/b/tsblog/archive/2017/04/25/common-pitfalls-of-using-managed-it-services.aspx
https://gaea.com.br/entenda-o-que-e-outsourcing-de-ti-e-conheca-os-beneficios-dessa-pratica/
https://www.profissionaisti.com.br/2016/10/terceirizacao-de-ti-solucao-ou-problema/
https://www.teclogica.com.br/outsourcing-vantagens-e-desvantagens/
http://www.linceservicos.com.br/4-erros-contratar-outsourcing-ti/
